Beneficios de SharePoint vs. Servidores de Archivos
Los subscriptores empresariales de Microsoft 365 cuentan con un espacio de 1TB compartido con todos los usuarios, aparte de que cada uno de ellos agrega 10GB, por decir 50 usuarios darían un total de 1.5TB de almacenamiento. Se puede crecer hasta 25TB en sitios de SharePoint Online.
SharePoint ofrece ventajas significativas sobre los servidores de archivos tradicionales, especialmente en entornos de trabajo modernos.
A continuación, una comparación detallada:
1. Colaboración y Accesibilidad
SharePoint:
– Edición colaborativa en tiempo real: Múltiples usuarios pueden editar documentos simultáneamente (ej: Word, Excel).
– Acceso desde la nube: Los archivos están disponibles desde cualquier lugar y dispositivo, mediante navegador web o sincronización con OneDrive.
– Integración con Microsoft 365: Conexión fluida con Teams, Outlook, Planner y Power Platform.
Servidor de archivos:
– Acceso limitado a la red local o mediante VPN.
– Sin colaboración en tiempo real; los archivos se bloquean durante la edición.
2. Seguridad y Cumplimiento
SharePoint:
– Permisos granulares: Controla el acceso a nivel de archivo, carpeta o sitio con integración de Microsoft Entra (anteriormente Azure AD).
– Prevención de pérdida de datos (DLP): Detecta y protege automáticamente datos sensibles (ej: números de tarjetas de crédito).
– Registros de auditoría: Rastrea accesos, ediciones y compartición de archivos.
– Políticas de retención: Cumple con requisitos legales o regulatorios.
Servidor de archivos:
– Solo permisos NTFS básicos.
– Capacidades de auditoría limitadas.
– Sin herramientas integradas de cumplimiento.
3. Búsqueda y Metadatos
SharePoint:
– Motor de búsqueda potente: Encuentra archivos usando palabras clave, metadatos o contenido (incluso dentro de documentos).
– Metadatos personalizados: Etiqueta archivos con columnas (ej: proyecto, cliente, estado) para filtrar y organizar.
– Sin dependencia de carpetas: Organiza archivos usando metadatos en lugar de jerarquías complejas.
Servidor de archivos:
– Depende de estructuras de carpetas para organización.
– Búsqueda limitada (ej: sin indexación de contenido).
4. Escalabilidad y Costos
SharePoint:
– Almacenamiento ilimitado en la nube: Escala según sea necesario (con suscripciones de Microsoft 365).
– Menos carga para TI: Sin mantenimiento físico de servidores ni actualizaciones.
– Modelo de suscripción: Costos predecibles (incluidos en licencias de Microsoft 365).
– Servidor de archivos:
– Limitado por el almacenamiento físico del hardware.
– Altos costos iniciales (servidores, copias de seguridad, gestión de TI).
5. Control de Versiones y Recuperación
SharePoint:
– Control de versiones automático: Registra cambios y permite restaurar versiones anteriores.
– Papelera de reciclaje: Recupera archivos eliminados desde SharePoint o la papelera del sitio.
– Copias de seguridad: Microsoft gestiona copias de seguridad en la nube (para SharePoint Online).
Servidor de archivos:
– Control manual de versiones (ej: usuarios guardan copias como “Informe_v2.docx”).
– La recuperación depende de copias de seguridad de TI, que pueden ser poco frecuentes.
6. Integración y Automatización
SharePoint:
– Power Automate: Crea flujos de trabajo para aprobaciones, notificaciones o rutas de documentos.
– Power BI: Analiza datos almacenados en listas o bibliotecas de SharePoint.
– APIs: Integración con aplicaciones externas (ej: CRM, ERP).
Servidor de archivos:
– Automatización limitada (requiere scripts o herramientas de terceros).
7. Experiencia del Usuario
SharePoint:
– Interfaz moderna: Aplicaciones web y móviles intuitivas.
– Sincronización con OneDrive: Trabaja sin conexión y sincroniza cambios después.
– Alertas: Recibe notificaciones por cambios en archivos o actualizaciones.
Servidor de archivos:
– Depende de unidades de red mapeadas o VPN.
– Interfaz anticuada y acceso móvil limitado.
8. Conclusiones Clave
Elige SharePoint si necesitas:
– Acceso remoto, colaboración y flujos de trabajo modernos.
– Seguridad avanzada, cumplimiento y escalabilidad.
– Integración con herramientas de Microsoft 365.
Usa un servidor de archivos para:
– Aplicaciones heredadas: Algunos sistemas requieren rutas directas a servidores de archivos.
– Necesidades de alto rendimiento: Archivos grandes (ej: edición de video) pueden funcionar mejor en almacenamiento local.
– Residencia de datos estricta: Si las regulaciones prohíben el almacenamiento en la nube.
Migrar a SharePoint permite modernizar procesos, mejorar la productividad y reducir la complejidad de TI, aunque si requiere planificación, gestión de cambios y disciplina por parte de los empleados para que funcione de la manera que desea que funcione en el negocio.
Comtodo como Partner de Microsoft te puede ayudar a elegir la solución mas efectiva de Microsoft 365 y realizar la migración e implementación de SharePoint Online.
